Resolvi falar sobre a organização pessoal da secretária, pois acho esse assunto bem simples e para quem está começando a trabalhar agora, já inicia sem pegar muitos vícios.
A sua mesa é a primeira coisa que uma pessoa repara ao chegar perto ou ao passar pelo corredor. Portanto, o visual da sua mesa irá falar mais sobre sua postura profissional do que você terá a chance de demonstrar durante um serviço.
Cenas de mesas cheias de papéis, notas adesivas coladas com números de telefones sem dizer a quem pertence, ou até uma cena de uma secretária tentando encontrar uma informação solicitada, - mas devido a sua péssima organização pessoal, ela revira pastas, folheia cadernos e remexe nas gavetas - pode fazer quem está por perto acreditar que se você é atrapalhada assim com suas coisas, você não será capaz de dar conta dos serviços do dia-a-dia.
O resumo do drama é: mantenha sua mesa organizada da maneira mais funcional e visualmente limpa. Muita coisa na mesa, não é sinal de trabalho. É sinal de “atrapalho”! Como melhor se organizar? Eu sinceramente luto para aprender isso, pois sou uma desorganizada crônica (tanto no serviço quanto em casa). Aí, para o ambiente profissional, pensei 05 dicas para tentar nos ajudar.
1° - tire o excesso de informações da sua mesa: não, querida, você não precisa de 30 canetas (e todas das mesmas cores) ao lado do seu telefone. Não, amiga, você não tem 30 mãos para usar tudo isso ao mesmo tempo. Quatro borrachas, 03 corretivos líquidos – sendo que um já está endurecendo – também não são necessários. Pára tudo!
Teste todos os objetos e jogue fora o que não presta. Escolha 02 canetas de cada cor e deixe em um organizador em cima da mesa. O resto, você guarda ou distribui. Escolha somente o necessário e se você não sabe como fazer isso, observe o que você tem usado e o que não tem.
2° - seu computador e mesa não são árvore de Natal: tire as 200 notas adesivas que estão coladas ao redor da tela e distribuídas pela baia. Se elas contém telefones importantes, faça uma tabela no computador, padronize e cole somente a tabela. Se forem lembretes importantes, use o recurso do seu computador para isso (todas as empresas usam algum sistema que possui uma maneira de te fazer recordar sobre um lembrete).
Deixar uma ou outra nota, isso é normal. Sempre lembre que aquilo que está em excesso pode dar a impressão de desorganizado.
3° - não guarde papéis soltos ou acúmulo dos mesmos: se você vai guardar um papel, é porque tem um motivo. Se tiver um motivo, é porque ele pode ser classificado e arquivado corretamente. Se ele não é importante para ser devidamente arquivado, reveja se há necessidade de guardá-lo. Nunca (eu abomino, viu!) jogue papéis avulsos na gaveta!
4° - tenha um bloco de rascunho: rabiscos, anotações de recados a serem passados (principalmente ligações) ou atividades que devem ser realizadas em seguida, devem ser anotados em folhas ou blocos de rascunho. Um grande desperdício que já cometi é o de usar notas adesivas ou cadernos para anotar informações que não terão “vida útil” por mais de 10 minutos. Use e abuse do rascunho!
Nós, secretárias, temos a imagem de sermos organizadas – aliás, essa qualidade é muito bem vista em nosso meio.
A secretariazinha que senta no meu ombro direito lamenta quando vê uma profissional desorganizada, com sua mesa bagunçada.
A secretariazinha que senta do lado esquerdo ri maldosamente e fala coisinhas feias sobre essa pessoa.
Se minhas duas opiniões falam, as dos outros também falam. rs*Bom dia, boa tarde e boa noite. E até amanhã!
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